Как мы можем помочь?

Обучение HR и бухгалтеров работе с мигрантами: что обязан знать персонал и почему ошибки приводят к штрафам

< Все темы
Печать
Опубликовано4 декабря, 2025
Обновлено4 декабря, 2025

Работа с иностранными сотрудниками — это зона повышенных правовых рисков для любой компании. Даже при корректном оформлении договоров недостаточно просто «оформить патент» или «зарегистрировать сотрудника». Миграционное законодательство жёсткое, часто обновляется, а ответственность работодателя — существенная.

Поэтому HR-специалист и бухгалтер — это ключевые фигуры миграционного комплаенса. Именно они проводят первичную проверку документов, принимают решения о трудоустройстве, направляют уведомления и взаимодействуют с ГУВМ МВД.

Ошибки на этих этапах приводят к штрафам до 800 000 руб. за каждого сотрудника (ст. 18.15 КоАП РФ), риску выдворения работников и блокировке деятельности компании.

1. Что должен знать HR, который работает с трудовыми мигрантами

Работа HR c иностранцами — это не только кадровый учёт. Это юридическая ответственность. Ниже перечислены ключевые компетенции, без которых невозможно безопасно нанимать иностранных сотрудников.

1. Проверка документов иностранца до трудоустройства

HR обязан уметь:

Проверять законность пребывания

  • основания пребывания в РФ (виза, 90/180, РВП, ВНЖ, временное убежище, патент);
  • срок пребывания и дата въезда (Пограничная служба ФСБ);
  • наличие регистрации/миграционного учёта (ФЗ № 109-ФЗ).

Проверять действительность документов

  • подлинность патента — по базе ГУВМ МВД;
  • срок действия регистрации;
  • корректность заполнения миграционной карты.

Любая ошибка или просрочка у работника — штраф компании по ст. 18.9 и ст. 18.15 КоАП РФ.

2. Умение определять, кого можно принимать на работу, а кого — нельзя

HR должен понимать различия между категориями иностранных граждан:

  • ЕАЭС — можно работать без патента;
  • безвизовые граждане — нужен патент (ФЗ № 115-ФЗ);
  • визовые иностранцы — требуется разрешение на работу;
  • РВП и ВНЖ — работают без ограничений;
  • ВКС — отдельные правила оплаты, зарплаты, уведомлений;
  • иностранцы с временным убежищем или статусом беженца — тоже отдельные нормы.

Ошибка в категории = незаконное привлечение иностранца → штраф.

3. Правильное оформление трудовых договоров с иностранцами

HR должен знать требования Трудового кодекса и миграционного законодательства:

обязательные документы при приёме:

  • паспорт;
  • миграционная карта;
  • патент / РВП / ВНЖ / разрешение на работу;
  • регистрация;
  • СНИЛС;
  • медицинские документы (иногда);
  • полис ДМС (обязателен для большинства категорий — ФЗ № 115-ФЗ, ст. 13.3).

обязательные пункты договора:

  • данные разрешительного документа;
  • срок действия патента;
  • условия оплаты ВКС (если применимо);
  • адрес фактической работы.

Ошибки в договоре → штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ.

4. Отчётность и уведомления работодателя

HR должен знать полный цикл уведомлений:

Что отправляется в ГУВМ МВД

  • уведомление о заключении трудового договора (3 дня — ст. 13 ФЗ №115-ФЗ);
  • уведомление о расторжении (3 дня);
  • уведомления по ВКС (помимо вышеуказанного — ежеквартальный отчёт о выплатах);
  • уведомления о предоставлении ДМС;
  • уведомления о выполнении квот (для визовых сотрудников).

Что отправляется в налоговую

  • удержание и перечисление НДФЛ;
  • корректное начисление авансовых платежей по патенту.

Что отправляется в центр занятости

  • при трудоустройстве визовых иностранцев — уведомление по квотам.

Нарушение сроков уведомлений = штраф до 1 млн руб.

5. Полный цикл сопровождения патента

HR обязан понимать:

  • кто может получить патент;
  • какие документы нужны;
  • сроки (30 дней с момента въезда);
  • необходимость ежемесячных авансовых платежей;
  • правила продления;
  • основания для аннулирования патента;
  • отличия региона работы от региона выдачи.

Неправильно оформленный патент → штраф работодателю + выдворение работника.

6. Действия во время проверки ГУВМ МВД

Проверки проводятся на основании:

  • ФЗ № 115-ФЗ;
  • ФЗ № 144-ФЗ (оперативно-розыскная деятельность);
  • ст. 27–29 КоАП РФ;
  • Приказ МВД России № 846.

HR должен знать:

  • какие документы обязаны быть на месте;
  • порядок общения с проверяющими;
  • что сотрудники обязаны предоставить, а что — нет;
  • как фиксировать процесс проверки;
  • как писать возражения.

Ошибки здесь — главная причина штрафов у компаний.

2. Что должен знать бухгалтер, который работает с мигрантами

Если HR отвечает за оформление, то бухгалтер — за финансовую составляющую. Типовые ошибки бухгалтерии — одна из главных причин санкций.

1. Правильный расчёт налогов и взносов

Бухгалтер должен знать:

  • ставки НДФЛ для иностранных граждан (13%, 15%, 30%);
  • порядок применения ставки для ЕАЭС;
  • особенности НДФЛ по ВКС (13% с первого дня);
  • страховые взносы по ВКС — не начисляются (ФЗ № 167-ФЗ);
  • фиксированные платежи по патенту — не «налог», а авансовые платежи.

2. Обязанность контролировать оплату патента

Ошибки бухгалтера с оплатой патента ведут к:

  • аннулированию патента;
  • выдворению работника;
  • штрафам компании.

3. Отчётность по заработной плате иностранных сотрудников

  • 6-НДФЛ
  • 2-НДФЛ (по итогам года)
  • отчёты по ВКС (ежеквартально!)
  • отчётность в ПФР/ФСС (в зависимости от статуса)

3. Почему HR и бухгалтер должны работать совместно

Основные штрафы возникают из-за того, что:

  • HR оформляет неправильно,
  • бухгалтер начинает начислять зарплату «как всем»,
  • уведомления отправляются не туда или не вовремя.

Отсутствие миграционного взаимодействия внутри компании = постоянные риски.

4. А кто несёт ответственность за ошибки? Только компания

Важно понимать:

  • ошибки HR = штраф работодателю
  • ошибки бухгалтера = штраф работодателю
  • ошибки иностранца → выдворение, но ответственность всё равно ложится на компанию
  • «не знали» не спасает — администрация не принимает этот аргумент (ст. 2.1 КоАП РФ)

5. Почему обучение HR и бухгалтерии снижает риски компании

С каждым годом миграционное законодательство усложняется.
Количество проверок ГУВМ — растёт.
Штрафы — увеличиваются.

Компании, в которых HR и бухгалтер владеют миграционными процедурами, как правило:

  • не получают штрафы;
  • проходят проверки спокойно;
  • избегают аннулирования патентов сотрудников;
  • экономят сотни тысяч рублей в год;
  • выстраивают устойчивую кадровую систему.

Мы видим это по компаниям, которые мы обучали и сопровождали — но главное не это.
Главное — то, что сам персонал начинает уверенно работать с любыми иностранными сотрудниками, а компания перестаёт жить «в режиме риска».

6. Что даёт профессиональное обучение персонала

Обучение HR и бухгалтеров позволяет:

минимизировать риски штрафов

соблюдать сроки и правила уведомлений

понимать, кого можно брать на работу

правильно вести документы иностранных сотрудников

уверенно проходить выездные проверки ГУВМ

организовать полный цикл работы с иностранцами «без паники»

Формируется внутренняя культура миграционного комплаенса.

7. Как выбрать формат обучения (пакет услуг)

В зависимости от количества сотрудников и специфики деятельности компании подбирается формат:

1. Базовый блок обучения (для HR)

  • приём документов
  • проверка законности пребывания
  • оформление договоров
  • уведомления
  • миграционный учёт

2. Базовый блок (для бухгалтерии)

  • НДФЛ
  • отчётность
  • оплата патента
  • взносы, исключения

3. Расширенный блок

  • ВКС
  • квоты
  • проверки ГУВМ
  • обучение взаимодействию с инспекторами

4. Корпоративный формат

Создаётся программа под вашу компанию — с учётом отрасли, страны происхождения сотрудников, графиков, филиалов.

8. Заключение

Корректная работа HR и бухгалтерии — это не просто «оформление иностранцев», а реальная защита компании от миллионных штрафов, остановок деятельности и репутационных рисков.

Когда персонал понимает миграционные правила — компания становится защищённой. Это не только снижает риски, но и делает кадровые процессы стабильными и предсказуемыми.

Оглавление